Aqui no blog Inteligência de Negócios, frequentemente falamos sobre o papel do Business Intelligence na gestão de empresas e a respeito da importância do BI em vários contextos específicos.

Agora que você já sabe como o Business Intelligence pode potencializar sua capacidade de gestão e impulsionar a companhia para atingir seus objetivos, pode estar se perguntando qual a melhor plataforma de BI, ou como saber detectar em uma ferramenta se ela possui o que você precisa.

Por isso, listamos aqui 9 critérios para escolher a melhor solução de Business Intelligence para a sua organização. São os principais pontos e características necessários para que a sua escolha seja acertada e represente uma fonte de informação relevante e adequada para os seus propósitos.

 

Confira:

1 – Facilidade de uso, interface intuitiva

 


A facilidade de uso vai determinar a curva de aprendizado necessária para se extrair o máximo possível de informações e dados úteis para o seu negócio.

Quando é necessário muito treinamento e conhecimentos específicos para se dominar uma ferramenta, é sinal que ela pode não ter a melhor interface, sugerindo outros problemas (inclusive de funcionalidades) que podem comprometer o desempenho deste. Nem sempre complexidade significa muitas funcionalidades e pode ser fruto apenas de um projeto mal-executado.

 


Além disso, poucos profissionais dispõem de tempo para se dedicar ao aprendizado de uma ferramenta que talvez nem venha a suprir as necessidades para as quais ela foi adquirida. Neste sentido, o melhor é optar por soluções que sejam enxutas e atendam às necessidades da sua empresa em sua totalidade.


A interface intuitiva permite que mais pessoas tenham acesso facilitado à informação, dispensando o trabalho de interpretação dos dados para posterior socialização. Um dashboard de controle que traga análises conclusivas e não um emaranhado de dados e estatísticas, é um grande diferencial para a tomada de decisão ágil e assertiva.

 

2 – Painel de controle eficiente

 


A ferramenta facilita a comparação de dados e tendências, traz informações de cunho estratégico, permite a
análise de processos de maneira integrada e pode ser personalizada segundo as necessidades da equipe, focando apenas no que é realmente importante para o aprendizado organizacional.E por falar em dashboard, grande parte da análise dos dados fornecidos por uma ferramenta de BI pode ser acessada de forma rápida e prática através desse painel de controle. É ali que se tem as principais informações do negócio, condensadas de modo a proporcionar insights precisos a respeito do cenário em que a organização está inserida.


 


É necessário que a solução de sua escolha possua um painel de controle que permita a demonstração prática de resultados, com facilidade de análise e tirada de conclusões. Se em algum momento você sentir que precisará de um controle adicional, não integrado à solução, ligue o alerta vermelho.


O intuito de contratar uma solução de BI é integrar todos os dados da empresa, criando uma central de inteligência. Documentos separados, como planilhas eletrônicas, por exemplo, mostram que essa solução não é ideal para sua área.

 

3 – Formatação e modelagem de dados

 

Como as informações são mostradas na ferramenta? Essa é uma pergunta que você deve fazer ao analisar a solução de Business Intelligence para a sua organização.

Os melhores sistemas de BI trazem amplas possibilidades de formatação de dados, seja em planilhas, gráficos, infográficos, comparativos ou tabelas. Como cada decisão exige uma análise diferenciada, o ideal é poder verificar as informações sob diversos ângulos.

Por exemplo: se você está analisando o desempenho financeiro da empresa, pode se focar em volume de vendas X lucratividade ou partir para uma análise mais profunda, como rentabilidade e patrimônio líquido. Outra alternativa é avaliar sob a ótica da análise de investimentos, determinando a taxa de interna de retorno, valor presente líquido e viabilidade.

Ter todas essas análises numa única tela ajuda a conhecer melhor o seu negócio e a tomar decisões mais precisas, sem margem para erros.

 

 4 – Controle do acesso de dados

Os vários departamentos de uma empresa, ou filiais separadas geograficamente, podem se beneficiar do acesso às informações com o Business Intelligence, para se articularem de forma independente, dentro das necessidades específicas de cada área ou região.

Há ferramentas que não oferecem a possibilidade deste acesso às informações por filiais, departamentos, cargos, clientes, fornecedores, entre outras. Garanta que a solução escolhida seja adequada neste sentido para não ter problemas com limitação de processos.

Esse tipo de funcionalidade agrega maior segurança à informação da organização, pois você pode determinar níveis de acesso ao BI. O setor de vendas visualiza apenas os dados que competem a ele, assim como marketing, finanças, logística, etc. Com isso, você sabe exatamente quem acessou determinada informação e quando, mantendo a inteligência de negócios sob total controle.

 

5 – Poder de análise e cruzamento de dados

 

 Avalie o que você pode fazer com esta solução de BI, no que diz respeito ao cruzamento de dados, integrando múltiplas fontes de informação.

O cruzamento de dados é responsável pelas principais métricas extraídas das informações coletadas pelas ferramentas de Business Intelligence. Através dessas métricas, conhecidas como KPIs, se chega a análises mais precisas para tomada estratégica de decisões, isolando o que é mais importante e prioritário em índices para comparação.

Para saber mais a respeito dos Indicadores-chave de Desempenho, confira o artigo Business Intelligence e KPIs de Gestão a serviço do negócio.

 

6 – Customização e usabilidade

 

Verifique se é possível adaptar o funcionamento da solução de Business Intelligence para as necessidades de cada usuário, com as informações que considera mais importantes.

Teste também a facilidade de se fazer essas customizações. Se toda vez que você precisar personalizar uma análise tiver que contar com o auxílio de um especialista em TI, a ferramenta passa a ser mais um entrave do que um suporte à gestão.

Além da customização, a solução de BI contratada deve estar pronta para ser usada em qualquer tipo de dispositivo, afinal, mobilidade corporativa é um dos grandes objetivos das empresas na atualidade. Com equipes descentralizadas, em campo, dispersas geograficamente, o uso de ferramentas que possam ser acessadas por meio de dispositivos mobile se torna uma exigência indispensável.

No momento da escolha do Business Intelligence, averigue se existe essa possibilidade. Peça para experimentar a ferramenta em um smartphone, a fim de determinar se a usabilidade continua sendo a mesma, independentemente do dispositivo e tamanho de tela utilizados.

 

 7 – Suporte e consultoria

 

Antes da contratação, certifique-se de que o fornecedor oferece suporte para implementação e consultoria durante o período de adaptação da equipe, a fim de extrair máximo proveito do Business Intelligence.

Treinamentos preliminares também são bem-vindos para que sua equipe se sinta segura em utilizar a solução e saiba como lidar com os dados e relatórios.

Caso o fornecedor não esteja pronto para oferecer esse tipo de suporte, reflita sobre a aquisição. Às vezes é melhor esperar um pouco mais para encontrar a solução ideal do que investir em um sistema que não trará os benefícios que você espera.

 

8 – Segurança

 

Todo sistema precisa ser sólido e seguro, porque se trata de fluxo de informações estratégicas através de computadores conectados à internet.

Mas como saber se a aplicação é segura? É uma tarefa que pode ser complexa, mas tente conversar com outros usuários da ferramenta, faça pesquisas sobre eventuais casos de vulnerabilidade do software na internet – problemas sempre são mais divulgados do que as vantagens.

Peça ao fornecedor um relatório técnico a respeito das camadas e medidas de proteção à informação e conte com um profissional qualificado para fazer a análise e interpretação do que foi mencionado. Inserir no contrato um SLA – Service Level Agrement, onde constem os requisitos de segurança, é uma forma adicional de garantir a privacidade dos dados da sua empresa.

 

9 – Teste

 

Depois de todos os critérios a serem analisados para se escolher qual será a solução de Business Intelligence para a sua organização, é necessário dizer uma última coisa: não confie apenas nas opiniões e pitacos dos outros. O mais importante é que você, munido das informações acima, tire as suas próprias conclusões sobre as opções que estão sendo analisadas.

Mas, para fazer a escolha mais acertada, é necessário ter suas próprias impressões sobre o funcionamento e eficiência da plataforma. Faça o teste! Agende provas de conceito! Utilize os períodos de teste que algumas ferramentas oferecem para tirar suas dúvidas a respeito dela, e avaliar o seu investimento sob a ótica de quem vai realmente utilizar a ferramenta no dia-a-dia.

Inicie o teste depois que os outros critérios já tenham sido analisados e considerados devidamente. Assim, é possível reduzir as opções e tomar sua decisão de compra com mais segurança.

Para continuar sabendo mais a respeito de Business Intelligence e soluções para empresas, volte sempre ao blog da Inteligência de Negócios, e não se esqueça de deixar suas dúvidas e opiniões no campo de comentários abaixo. Até o próximo artigo!

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