O controle financeiro já não é mais domínio só da contabilidade. Informações como tempo de permanência do cliente, inadimplência, variação de receita e participação em promoções são fundamentais também para a operação da comunicação corporativa e ações de marketing. É preciso que os dados certos estejam disponíveis às equipes de atendimento, marketing e vendas durante o seu planejamento, para evitar erros e otimizar os esforços.
Uma ferramenta de business intelligence (BI) permite que a transmissão e atualização destes números seja feita sem erros, melhorando o desempenho geral da empresa. Veja o que o controle financeiro pode fazer por uma empresa de educação.
Conseguir respostas rápidas em momentos críticos
Muitas instituições de ensino enfrentam o mesmo problema no mês de fevereiro: um grande número de alunos novos entram, mas quais são eles e se estão em dia com a escola, pode ser difícil de determinar. No caso de faculdades, pode ocorrer, depois do início das aulas, a entrada dos calouros em segunda chamada, ou terceira, quarta... Com o business intelligence, a administração consegue acesso rápido aos dados e pode visualizá-los com clareza para tomar as decisões mais acertadas. Existe vaga para o aluno que quer se transferir para o outro campus? Os calouros já pagaram a taxa de matrícula? O controle financeiro assegura que a empresa educacional ajuste as engrenagens.
Reduzir tempo gasto com inserção e manipulação de dados
A única forma de melhorar o desempenho de qualquer organização é aumentando a receita por empregado, e isso só pode ser feito com aumento de produtividade. Muitas empresas ainda estão agarradas a planilhas antigas, às vezes incompatíveis entre si, e formas de cadastro que exigem retrabalho – o aluno preenche um formulário à caneta, por exemplo, e depois um funcionário precisa digitá-los.
A adoção de um business intelligence mais moderno ajuda a equipe a passar menos tempo digitando dados e mais tempo agindo de acordo com as decisões.
Alinhar as atividades à estratégia
Toda organização incorre em custos de oportunidade quando seus departamentos se concentram em metas diferentes umas das outras, ou não alinhadas com a estratégia geral.
Uma faculdade pode estar empenhada na construção de um prédio novo para seu curso, quando já existe no campus um espaço vazio ou sub-utilizado que poderia usar.
O departamento de marketing, por sua vez, talvez consiga atrair mais alunos para o próximo vestibular com uma atividade de extensão do que com mais uma campanha. Ao estabelecer métricas e indicadores de desempenho comuns, e em seguida usando o business intelligence para que essas metas ganhem visibilidade, a empresa ajuda os funcionários a alinharem as atividades aos objetivos.
Identificar áreas para cortes
Há uma diferença crucial entre aumentar receita e reduzir despesa: a receita nunca sai de graça (requer algum investimento), mas o corte de gastos, esse sim, contribui diretamente para o "bottom line" da empresa. O maior controle financeiro proporcionado pelo business intelligence ajuda identificar áreas para corte de custos – como o aluguel de salas muito grandes para poucos alunos; inventário farto de material de escritório; desperdícios na conta de luz ou água, e assim por diante.
Entender melhor seu público
O BI ajuda as organizações a descobrirem padrões no comportamento dos clientes, permitindo saber o que querem, quando e como. Com o controle financeiro, é possível saber rapidamente quem prefere pagar mensalidades adiantado para obter um desconto (por exemplo), ou como está o desempenho de itens como cursos online adicionais, excursões e congressos. A informação ajuda a saber quem os clientes são, onde estão, e até com quais é melhor cortar o relacionamento.
Dúvidas sobre como o BI se aplica à sua instituição de educação? Fale com a gente.
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