Depois do longo processo de convencimento, enfim a diretoria acatou seus argumentos e aprovou a implementação de uma plataforma de Business Intelligence (BI) para otimizar a gestão da área financeira.
Sem dúvida, será um ganho enorme para o departamento, que, a partir de agora, conseguirá analisar dados importantes, simular cenários e tomar uma decisão assertiva em relação ao controle de custos da organização.
Mas por onde começar? O que é preciso fazer agora para colocar as aplicações em ação?
Esse é um questionamento comum que surge na cabeça de qualquer CFO, que antes de começar o processo de escolha e implementação da ferramenta, precisa estruturar e organizar a área para tirar maior proveito da tecnologia.
Para ajudá-lo a ter uma experiência enriquecedora com o BI, listamos algumas orientações importantes.
Defina indicadores de performance
Estabelecer KPIs (Key Performance Indicators) é fundamental para o sucesso do projeto. Antes de iniciar a implantação do software de BI, defina quais são os dados que devem ser analisados, o formato que você quer recebê-los e a periodicidade. Desta forma, o risco de desalinhamento entre cliente e fornecedor diminuem e o sucesso é garantido.
Motive a equipe
Para que a ferramenta de Business Intelligence tenha um melhor aproveitamento na sua empresa é importante estimular a equipe a utilizá-la. Quanto mais cabeças pensando, melhor as chances de identificar oportunidades para aumentar os ganhos e reduzir os custos. Para que todos fiquem na mesma “página”, é importante envolver a equipe usuária da solução na fase inicial do projeto.
Crie regras
Não esqueça de definir que tipo de dados podem ser visualizado por cada usuário, por exemplo. Como estamos falando de informações financeiras, é importante criar grupos e definir as permissões de visualização de cada um. Desta forma, você está protegendo os dados confidenciais do negócio.
Envolva a gestão
Embora nesse primeiro momento, o uso do BI vai ser exclusivo do departamento financeiro, convide os demais gestores para conhecerem o projeto e validarem os dados selecionados para análise. O controle financeiro tem impacto em todas as áreas, por isso, quanto mais aliados você tiver nesse momento, melhor para o projeto. Importante: valide todas as decisões com a diretoria. O aval deles é essencial.
Integre e compartilhe os dados
Defina como será feita a integração e compartilhamento dos dados. O acesso único na ferramenta é a melhor opção e facilita a geração de relatórios de performance e desempenho para um controle mais preciso. Mas alinhe com a área de TI qual o melhor formato para a empresa.
Agora que você já sabe por onde começar a implementação do seu projeto de BI, não se esqueça de manter sempre a ferramenta atualizada. Qualquer mudança que ocorrer na organização deve ser refletida na solução. Esse é um dos segredos para obter o máximo proveito na gestão financeira.
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