Sua organização gerencia os dados com eficiência ou costuma sobrecarregar um ou mais colaboradores por dias só para realizar uma tarefa burocrática, como agrupar as contas fiscais de uma simples Demonstração do Resultado do Exercício (DRE)?
Quando negligenciada, a prática de gerenciamento de dados pode custar caro, jogando parte do investimento pelo ralo e, pior, engessando o seu setor de contabilidade, que poderia usar o tempo gasto com o excesso de correções para análises conjunturais em benefício da empresa.
Neste artigo você vai entender 4 razões pelas quais trabalhar com informações consistentes geradas por plataformas avançadas e, principalmente, profissionais atentos, é crucial para o sucesso de qualquer empreendimento. Confira:
Padronização
A padronização dos dados tem o objetivo muito claro de garantir que todos possam ter acesso às mesmas informações, evitando ruídos de comunicação que precisem ser corrigidos durante o processo.
Apesar de ser um procedimento relativamente descomplicado, costuma ser o mais problemático — na exata proporção em que o quadro de funcionários da organização cresce — pois nem todos estão convencidos da importância de formatar os registros da mesma maneira, utilizando padrões oficiais, como no caso do cadastro de despesas, um cadastra Auxílio Doença, outro Assistência Médica e outro ainda Assist. Medica.
Quando a padronização falha é preciso inserir uma máscara de entrada no sistema para que os funcionários efetivem o cadastro, mas se o histórico já está errado, só mesmo adotando uma ferramenta como o QlikView para uma correção ampliada.
Evitar prejuízos
Uma vez que o processo de cadastramento de dados começa errado, o torna muito maís difícil e moroso, porém com uma plataforma de BI com a ETL (Extract, Transform, Load, em tradução livre, extrair, transformar - ou corrigir - e carregar os dados) embarcada torna-se possível esta correção.
Na verdade, quase todo projeto passa pelo ETL, o que vai variar é o percentual de alterações. Enquanto em alguns projetos elas são mínimas, em outros, muitos campos são modificados, o que, às vezes, pode elevar — e muito — o custo de um projeto, devido à quantidade de horas gastas na prática. Por isso, sempre orienta-se começar de maneira correta desde o início para evitar prejuízo e retrabalho excessivo.
Facilitar o cruzamento de dados
O cadastramento padronizado facilita a consolidação de informações de diferentes unidades de negócios ou até mesmo o cruzamento de dados oriundos de dois sistemas diferentes (cada sistema é cadastrado de forma independente, de acordo com os seus próprios códigos).
Conforme a organização cresce, é necessário padronizar as informações entre a sede e as filiais, pois se cada uma das filiais começa a cadastrar os produtos da sua maneira, vira “um Deus nos acuda” na central administrativa, não é mesmo? E para consertar, só contratando diversos funcionários para corrigir e sumarizar a montanha de dados desencontrados. Conclusão: mais prejuízo e menos eficácia.
Otimizar os processos
Imagine a seguinte situação: assim que acaba o período fiscal, dois analistas contábeis chegam a passar dez dias encarcerados no escritório, só acertando e agrupando as contas fiscais. Quando o famigerado DRE fica finalmente pronto, surpresa! Pode ser tarde demais!
Outra grande vantagem é a flexibilidade adquirida, por exemplo, em um grupo de 5 empresas, em que o CFO consegue visualizar apenas o DRE por uma única empresa e por período. Imagine o ganho caso ele tenha o poder de analisar todo o grupo, ou de 2 empresas agrupadas referente a um trimestre, ou até mesmo o DRE por Centro de Custo ou Gestor. O ganho é certo!
Sem contar que, todo mês, a organização está jogando na lata de lixo o investimento desses colaboradores. A conta para tamanho prejuízo é simples: 12 meses ao ano, 2 analistas, gastam 10 dias: 12 x 2 x 10 x 8 (horas diárias de trabalho) = 1.920 horas desperdiçadas. Ora, se a empresa adotasse a ferramenta adequada para a correção e estruturação dos dados, o DRE poderia ser concluído logo na primeira hora após o fechamento fiscal. A grosso modo, em apenas 1 ano, todo o projeto se pagaria.
Com esses 4 exemplos que abordamos, queremos chamar a sua atenção para o Return on Investment (ROI), o chamado retorno sobre o investimento. Apostar numa plataforma tecnológica de análises com interface amigável como o QlikView e Qlik Sense para agilizar a correção e cruzamento de dados, bem como deixar os analistas da empresa livres para fazer aquilo que foram contratados — ou seja, analisar e não consertar — faculta a qualquer organização a possibilidade de mensurar se o investimento feito no negócio será ou não recuperado em longo prazo.
E então, também está cansado de receber todos os meses aqueles velhos dados no Excel sem análise alguma?
Como é feito o gerenciamento de dados na sua empresa? Considera eficiente ou está há muito tempo deixando a desejar? Compartilhe a sua experiência com a gente através dos comentários.
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