Uso de dashboard para a gestão de frotas

Gerir uma frota que seja eficiente é uma tarefa repleta de desafios. Os gestores, geralmente, estão atolados de afazeres como: organizar a equipe, controlar gastos com manutenção e combustível, planejar rotas, etc. Tudo isso faz com que eles tenham menos tempo para analisar os dados da frota, o que torna toda a gestão perigosa, porque qualquer decisão tomada pode mudar totalmente o rumo do negócio. Se as decisões forem certeiras, "tudo ok". Mas, nem sempre é assim. Uma decisão errada pode significar o fim da empresa.

Por isso, é preciso reduzir os riscos de erros e só é possível reduzi-los quando se está atento a todos os detalhes da operação logística o mais rápido possível. Ou seja, a "chave" de um negócio de sucesso é acompanhar de forma minuciosa as operações e coletar informações a fim de realizar uma gestão pautada na análise de dados.

Para fazer isso, o ideal é utilizar ferramentas que organizem as informações e facilitem o entendimento delas. Esse "trabalho", até então, era feito manualmente ou com o uso de planilhas. Mas, atualmente, já existe uma solução ainda mais prática que realiza essa função: o dashboard.

O que é um dashboard?

Um dashboard nada mais é do que um painel que centraliza e ajuda a administrar todo tipo de informação importante e estratégica de uma determinada empresa. No caso de organizações logísticas, a ferramenta permite uma visão centralizada dos principais indicadores logísticos como por exemplo: entregas dentro e fora do prazo; tempo de carregamento de produtos; tempo de entrega médio; custos com quilometragem; programação de manutenção; quantos veículos estão em trânsito; disponibilidade de frota e motoristas que estão com a CNH para vencer.

Esse dados, geralmente, ficam disponíveis 24 horas por dia para os gestores, o que facilita o monitoramento de todos os aspectos da gestão de frotas, em tempo real.

Vantagens dos Dashboards

Aumenta produtividade

O dashboard permite que o gestor faça a análise dos dados de maneira muito mais rápida e fácil. Se a ferramenta for bem construída é possível identificar com agilidade quais processos não estão sendo desempenhados como o esperado e o porquê isto está acontecendo, em tempo real. O resultado? um aumento de produtividade de toda equipe operacional.

Reduz riscos de erros

Tomar decisões baseadas em “achismo” é um dos maiores erros que um gestor pode cometer. Como vimos na introdução, essa atitude pode significar o fim para um negócio. Com um dashboard, o gestor não tem esse tipo de problema. A ferramenta permite acesso à todas as informações relevantes de que o gestor precisa na hora de decidir algo importante para a frota.

Permite avaliar o negócio de forma rápida e objetiva

Por serem visualmente atrativos e simples de compreender, os dashboards permitem que qualquer pessoa entenda e analise de forma rápida, fácil e detalhada a performance da frota.

Além disso, com um dashboard customizado de acordo com os indicadores da área, o gestor consegue avaliar os processos macro e micro da empresa, verificar gargalos nos fluxos de trabalho, identificar pontos de melhoria e assim conduzir mudanças estruturadas e certeiras na organização.

Permite acompanhar o histórico da empresa

Com o dashboard o gestor pode avaliar o histórico de resultados da frota e com isso descobrir informações importantes como, por exemplo: rendimento dos motoristas, sazonalidades, modo de condução, manutenção, consumo de combustível, horas extras, entre outros.

A análise desse histórico pode ajudá-lo a identificar e investigar situações estranhas, detectar hábitos e tendências e comparar a produtividade e performance das equipes.

Como desenvolver um dashboard para a gestão da frota

Uma vez que se faz a captação dos dados da frota, é preciso saber o que fazer com eles. Informações não tratadas são inúteis. Afinal, de que adianta capturar dados que ninguém entende?

Quer desenvolver um bom dashboard? Então siga as instruções:

• Organize suas informações em um banco de dados integrado

Para que um dashboard funcione adequadamente é imprescindível que os dados sejam confiáveis, organizados em um formato de banco de dados e de preferência em uma plataforma integrada que tenha possibilidade de conexão com outras ferramentas, especificamente a de dashboard.

• Priorize dados relevantes

O objetivo do dashboard é facilitar a captação de dados e o entendimento sobre a situação de sua empresa. Por isso, é super importante que você evidencie apenas os dados realmente relevantes.

Evite poluir seu painel com informações que não são tão importantes e que, consequentemente, não serão utilizadas.

• Saiba utilizar as cores

Já ouviu aquela frase: "tudo em excesso faz mal"?. Com as cores no seu dashboard não pode ser diferente! Muitas cores podem deixar a visualização dos dados confusa e cansativa. Tenha cuidado e utilize-as somente para separar os assuntos e mostrar a urgência das tarefas.

• Utilize as imagens a seu favor

Assim como as cores, as imagens devem ser utilizadas para facilitar a visualização e passar informação. Evite aquelas apenas para efeito decorativo. Emojis com mão de positivo, negativo, carinhas felizes e tristes também são uma boa saída para indicar o andamento dos processos e projetos.

Essa "regra" também vale para os gráficos. Prefira aqueles que permitem uma melhor leitura da situação. Utilize-os para ilustrar a importância de cada indicador, como ele afeta os resultados da empresa e como cada colaborador pode contribuir para aumentá-lo.

Lembre-se: Utilize a comunicação visual como forma de disseminar o conhecimento de uma maneira fácil e intuitiva.

• Escolha uma plataforma de dashboard moderna e interativa

De nada adianta desenhar um Dashboard estratégico e funcional se ele não estiver disponível para seus clientes internos. Por isso, vale a pena considerar ferramentas que permitem visualizações interativas e funcionais. Atualmente, a maior parte das grandes empresas de tecnologia está investindo em soluções para dashboards.

• Contrate uma empresa especializada

Desenvolver do zero um dashboard pode ser demorado e trabalhoso, especialmente se você ainda não tem experiência no assunto. Para isso, existem empresas especializadas neste assunto que podem te ajudar a rapidamente trazer as melhores práticas para sua organização. Essas empresas trabalham em conjunto com você para desenvolver uma solução que atenda sua necessidade.

Agora que você já sabe o que é um dashboard, como ele pode ajudar na gestão de frotas e como desenvolver um painel, que tal deixar um comentário aqui no artigo e contar o que você achou? Fique a vontade, também, para tirar suas dúvidas!

Escrito por: Cobli