Como é feito o gerenciamento de dados do setor financeiro da sua organização? A TI entrega dados imprecisos, não alinhados ao negócio e às necessidades do departamento de Finanças? Isso dificulta a tomada de decisão e mensuração de resultados? Pois saiba que a solução é utilizar uma plataforma de Business Intelligence.
Integrada a outros sistemas de gestão corporativa, tais como ERP (Enterprise Resource Planning), CRM (Customer Relationship Management) e WMS (Warehouse Management System), a ferramenta amplia sua base para análise de dados. Segundo o Gartner, até o final de 2020, a receita global no mercado de software de Business Intelligence (BI) e Analytics deve atingir US$ 22,8 bilhões.
Além de oferecer recursos gráficos para elaboração de painéis e relatórios, que tornam a compreensão mais clara, essa ferramenta também é muito mais rápida na produção e menos dependente da TI (Tecnologia da Informação).
Business Intelligence: por que a área de TI não consegue suprir sua necessidade?
A resposta mais adequada a essa pergunta seria “não é por mal”. Parece óbvio? Vale salientar que muitas vezes as áreas de negócio se sentem menos assessoradas pela TI da empresa do que gostariam. E isso se deve principalmente ao fato de esta área ser responsável por fornecer e manter todos os sistemas tecnológicos e telecomunicações das organizações em funcionamento.
Isso implica fazer a ponte com todos os fornecedores e os usuários das áreas de negócio. O que certamente sobrecarrega o time. Quando há queda de energia, o telefone fica mudo, o sistema não funciona, o projeto não vai pra frente, quem é cobrado?
É por isso que estamos abordando neste post a importância da aliança entre os departamentos de Finanças e TI.
O raciocínio é simples:
- O departamento financeiro é um dos setores da empresa que mais dependem do gerenciamento de dados. Fluxo de caixa, orçamentos, custos e demonstrativos de resultados, por exemplo, são parte da rotina que gera informações importantes para a tomada de decisão das áreas de negócio da empresa. E é também o principal provedor de dados para as outras áreas, como marketing e vendas, compras, planejamento, RH, que precisam elaborar relatórios dinâmicos e atualizados.
- A área de TI, por sua vez, tem a responsabilidade de ajudar a área financeira a dispor destes dados. No entanto, está atolada em projetos e não tem “braço” para entender mais o assunto e buscar potenciais ferramentas e fornecedores.
Então, a solução é a área de Finanças, que tem interesse direto na solução, ajudar neste processo!
Como você pode ajudar a TI na busca de soluções para gerenciamento de dados?
As ferramentas de Business Intelligence impulsionam a área de marketing e vendas. Otimizam os custos, aperfeiçoam os processos, aumentam a produtividade e proporcionam muitas outras melhorias mensuráveis e não mensuráveis. Também propõem um modelo de gestão por meio de indicadores de resultados, que elevam a empresa a outro patamar na análise do negócio.
Com dados mais consistentes e integrados, graças às ferramentas de análises e aos relatórios gerenciais, as áreas da empresa (inclusive a TI) passarão mais tempo atuando como áreas estratégicas. O ambiente de Business Intelligence revoluciona uma organização, pois os funcionários focam no que é realmente importante para o negócio, e não na caça de informações para tomar decisões.
Ou seja, os ganhos serão globais na empresa. Isso já vai ajudar a validar sua iniciativa. E para convencer a TI, você deve juntar outros argumentos relevantes, tais como:
Todos passam a gastar menos tempo produzindo relatórios e mais na análise de desempenho da empresa. Ou seja, trabalham proativamente para corrigir desvios ou evitar problemas;
- Em vez de ficar coletando dados financeiros e operacionais, o tempo será investido em análise de cenários. O que favorece melhores decisões sobre investimentos e desenvolvimento de produtos, por exemplo;
- Evitam-se surpresas no fim do mês, já que a mensuração de resultados é acompanhada em todos os seus níveis, em tempo real. Isso permite fortalecer as áreas menos fortes, antes do final do próximo período financeiro;
- É possível analisar, diariamente, a rentabilidade de cada cliente, projeto e produto, o que favorece a tomada de decisão com confiança. E o mais importante: utilizando fatos e não apenas intuição. Muitas vezes, os fatos são secundários e apenas reforçam intuições/insights;
- A área de TI pode marcar um “golaço” ao implementar uma solução de BI para ajudar toda a organização a ser mais ágil e mais consistente nas suas ações e decisões.
Outra ação bacana que você pode tomar, é ajudar a área de TI a entender como colocar em prática a cultura orientada a dados na sua empresa.
Neste post você também encontra dicas para convencer a diretoria a implementar uma ferramenta de análise de dados. Que tal usar junto com a TI em uma apresentação para os outros diretores?
Como estruturar uma área de Business Intelligence
O BI funciona a partir de um conjunto de ferramentas programadas para transformar o conteúdo bruto (dados) em informações valiosas. Tudo isso a partir do cruzamento de bases e análise, entregando estratégias significativas. Os relatórios fornecem histórico e visões gerais ou detalhadas da empresa.
Mesmo com uma quantidade enorme de dados, a ferramenta entrega uma interpretação simples dos negócios, identificando vantagens competitivas. Assim, unindo a sua base aos números de mercado, é possível decidir uma variedade de passos a seguir, além de manter o controle de estabilidade a médio e longo prazo.
Mas não basta ter a ferramenta, é preciso se preparar para usá-la. E a área de Ti sabe bem disso. Então mostre a ela seu interesse, e apresente as cinco regras básicas definidas como essenciais para a implementação de um sistema de BI:
1 - Definir os requisitos funcionais
Determinar as informações que devem ser coletadas, seu formato e quando serão necessárias,
2 - Definir quem utilizará
Há três grupos responsáveis: os produtores e analistas que geram relatórios genéricos e avaliam os dados, e também os gestores, que consolidam os objetivos,
3 - Envolver a equipe na fase inicial
Após a criação do protótipo do sistema pelo departamento de TI, é importante que os usuários façam testes para sugerir melhorias,
4 - Apoio da gestão de projeto
O monitoramento do projeto deve garantir a incorporação dos objetivos estratégicos em curto e médio prazo.
5 - Garantia da integração e qualidade dos dados
Para ter sucesso no projeto, a equipe deve identificar e listar as bases de dados disponíveis para acesso, avaliando periodicamente a viabilidade de utilizá-las
E sugira sua participação ativa nas etapas iniciais! Assim ficará mais fácil estreitar os laços e levar o projeto adiante.
Lidar com uma enorme quantidade de dados sensíveis de uma empresa é uma missão complicada. Mesmo para empresas de grande porte, boa estrutura e equipes qualificadas. Por isso você precisa do apoio da área de TI na busca da solução ideal para o gerenciamento de dados da organização.
Então um último empurrãozinho em direção à sua parceria com TI: apresente o Qlik Sense, uma ferramenta de Business Intelligence completa, intuitiva, fácil de utilizar. Com dashboards dinâmicos para explorar grandes quantidades de dados e encontrar insights determinantes para os negócios, ela é self-service desenvolvida para os usuários e para liberar a TI para novos projetos!
Deixe um comentário