A moeda do século XXI é, sem dúvida, a informação. Quanto maior a capacidade de uma empresa de analisar dados do seu entorno, dos seus processos, dos seus consumidores, maior será seu poder de atuar de forma personalizada, atendendo às necessidades particulares de seus clientes.
A importância da mensuração de dados não para por aí: mais do que recolher e analisar dados, as empresas estão aprendendo a monetizar esse conhecimento, tal qual grandes corporações da atualidade o fazem, como Google, Microsoft e Facebook.
Isso só é possível por meio de uma tecnologia que vem ganhando cada vez mais espaço no ambiente corporativo: o Business Intelligence (BI). Mas não basta ter essa tecnologia a seu dispor, é preciso fazer com que sua equipe compre a ideia e também passe a operar de forma integrada, utilizando todos os recursos que essa ferramenta oferece para aprimorar o trabalho.
O Business Intelligence é para todos
Antes de mais nada, você precisa conscientizar os diversos níveis hierárquicos da sua empresa de que o BI não é só para o time de TI. Esses profissionais até podem ter maior facilidade para lidar com a tecnologia, contudo, a mensuração de dados permeia toda a organização.
De nada adianta apresentar relatórios numéricos se não houver a correta interpretação dos dados, que vem, particularmente, dos analistas de negócios. Profissionais focados em pessoas e processos, que compreendem mais do que ninguém o funcionamento de uma empresa.
Envolva seu time em treinamentos que expliquem o conceito de Business Intelligence, suas funcionalidades, vantagens e benefícios. Workshops e treinamentos práticos são essenciais para que todos percam o medo da tecnologia e passem a familiarizar-se com os recursos disponíveis.
Utilize o BI como um agente de mudança
A implementação de um Business Intelligence na empresa provoca grandes mudanças, principalmente no que tange aos sistemas de gestão utilizados. Alguns são mantidos, outros substituídos, outros ainda, aprimorados. É o momento ideal para mostrar que o BI vem para integrar esses recursos e melhorar a tomada de decisão em todos os âmbitos institucionais.
Você pode envolver a equipe fazendo um mapeamento de processos para otimização de tarefas ou migração de dados de um sistema de gestão para outro. É importante que seu time não veja a nova tecnologia como uma imposição, mas uma melhoria para todos, uma forma de trabalhar com mais eficiência e produtividade.
Se você perceber que, mesmo com o Business Intelligence, os controles continuam manuais, feitos em planilhas separadas, é sinal de que a cultura voltada a dados ainda não foi completamente incorporada.
Mais uma vez, a prática é a melhor forma de vencer barreiras: faça com que as pessoas usem o sistema, deixe que façam perguntas, que questionem os benefícios trazidos e que tenham a liberdade para errar antes da efetiva adoção da ferramenta.
Dê suporte durante o período de adaptação
No ambiente organizacional encontramos os mais diversos perfis de profissionais: desde aqueles que possuem grande facilidade em adotar novas tecnologias até aqueles que dariam tudo para não terem que usar um computador. É importante capacitar a todos para o correto uso do Business Intelligence.
Durante o período de adaptação ao novo formato de negócio e análise de dados, ofereça suporte à sua equipe. Crie um help desk para as dúvidas mais frequentes e um service desk para aqueles temas mais complexos, onde é preciso que um consultor fale com o usuário a fim de entender o problema pelo qual ele está passando.
Um dos maiores bloqueadores de mudanças nas empresas é justamente a dificuldade em obter apoio para a adoção de novas tecnologias. Se você suprir seu time com esse suporte, seu sistema de gestão sairá fortalecido.
Incentive seu time a usar o Business Intelligence
Aceitar mudanças é sempre mais fácil se temos algum tipo de incentivo. Imposições raramente surtem efeito e a consequência é uma legião de profissionais insatisfeitos, o que compromete a eficiência dos processos e a produtividade da empresa.
Neste contexto, procure premiar as pessoas que se engajarem com a ideia de fortalecer o sistema de gestão empresarial com um BI. Você pode conceder folga a quem participar 100% dos treinamentos; conferir certificados de participação nas capacitações, o que enrique os currículos dos profissionais; ou ainda premiar financeiramente aqueles que demonstrarem maestria ao operar a nova ferramenta.
Também poderá fomentar o compartilhamento de experiências, fazendo com que um setor explique aos demais que tipo de resultados vem colhendo com o uso do Business Intelligence. Estudos de caso costumam ser mais convincentes do que uma simples afirmação da direção da empresa de que tudo será melhor.
Para não causar um verdadeiro caos interno, você pode inclusive optar por fazer a implementação da tecnologia em fases, usando um setor como projeto piloto e depois avançar pelos demais departamentos da empresa, sempre utilizando recursos como storytelling e apresentação de cases para demonstrar a eficácia e os benefícios da nova tecnologia.
Conte com influenciadores internos
Toda empresa possui líderes informais, aqueles profissionais que conseguem facilmente influenciar aos demais. Antes de partir para uma ação massiva, reúna essas pessoas, explique os motivos que levaram a empresa a adotar o Business Intelligence, faça um treinamento prévio e peça que eles disseminem a ideia informalmente.
Em pouco tempo você saberá qual a reação da sua equipe: positiva, negativa ou neutra. E assim poderá desenvolver mecanismos de comunicação que visem a conscientização do público interno sobre a importância da mensuração de dados para a melhoria da performance organizacional.
Os treinamentos formais também poderão ser direcionados às principais dúvidas apresentadas mediante essa comunicação informal: do que se trata um BI? Como ele vai mudar a rotina de trabalho? Haverá demissões por causa dessa nova aquisição?
O momento da mudança gera insegurança, e a melhor forma de reduzir os riscos e aumentar o índice de sucesso da sua empresa na implementação de um Business Intelligence é desenvolver uma comunicação clara e transparente.
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