Os números e percentuais deixaram de ser simples informações e se transformaram em um ativo estratégico valioso. Porém, para que isso realmente ocorra, as empresas estão realizando cada vez mais o que chamamos gestão de dados.

A gestão de dados é uma prática que coleta, mantém e usa os dados de um negócio de forma segura, eficiente e ordenada.

Seu objetivo principal é otimizar o uso dessas informações. Para, assim, auxiliar na tomada de decisões certeiras e adoção de medidas que melhorem os resultados da organização.

Confira abaixo os principais benefícios de aderir a essa prática. Antes, porém, conheça mais sobre a gestão de dados.

Como funciona a gestão de dados?

Também conhecida como gerenciamento de dados, trata-se de um processo que envolve a coleta, o armazenamento e a manutenção das informações.

Para entender a importância desse trabalho, é preciso ter em mente que os dados podem ser obtidos através de diversas plataformas, tais como:

  • Rede interna;
  • Softwares operacionais;
  • Internet;
  • Sistemas de transação;
  • Pesquisas de satisfação;
  • Processos inbound e outbound.

Devido à essa diversidade, é essencial integrá-las e, ao mesmo tempo, analisá-las. Afinal, dados não confiáveis podem gerar retrabalho ou, pior, causar prejuízos.

Para realizar o gerenciamento, é preciso que haja um trabalho em equipe. No caso, além de contar com um software de gestão de dados, o setor de TI, os demais colaboradores e, principalmente, os CEOs devem estar alinhados.

Isso porque somente com engajamento e compreensão da importância de utilizar os dados, é possível obter resultados satisfatórios.

A importância da gestão de dados para as empresas

Uma boa gestão de dados proporciona diversos benefícios para os negócios. Descubra os principais, a seguir:

1 - Gerenciamento inteligente das informações

É comum as empresas terem à disposição uma grande quantidade de informações, mas não saberem como utilizá-las. Com uma gestão de dados eficaz, é possível organizar e inserir esse conteúdo de forma inteligente nos processos.

2 - Erros minimizados

O gerenciamento ajuda a minimizar a incidência de erros e reduz os danos causados por dados incorretos. Isso ocorre porque, quanto mais as pessoas copiam, colam e vinculam documentos, maior a probabilidade de ocorrer duplicidades.

Com o sistema adequado, tudo isso é feito de maneira automática. Garantindo, assim, a saúde do bem mais valioso da empresa.

3 - Melhorias na eficiência

Quanto melhor os dados são gerenciados e aprimorados, maior será a acessibilidade e eficiência organizacional. Isso porque, se as informações forem acessadas rapidamente, mais produtivo se tornará o negócio.

Com a redução no tempo em que as pessoas gastam para obter os dados, elas passam a realizar seu trabalho de modo dinâmico. Podendo, desta forma, se dedicar a melhorias de processos.

4 - Aumento na qualidade dos dados

Com o gerenciamento adequado, a qualidade dos dados tende a melhorar. O próprio sistema é capaz de comparar as informações, eliminando duplicidades e alertando em caso de necessidade de conferência humana.

5 - Tomada de decisão mais assertiva

De todos os benefícios da gestão de dados, esse é o principal. Quando as informações são organizadas e de fácil acesso, as chances de tomar decisões certeiras aumentam substancialmente.

Além disso, um sistema centralizado favorece o planejamento e a criação de metas mais claras. Isso porque permite ter acesso à realidade da empresa e, dessa forma, promover as melhorias e os ajustes necessários.

6 – Proteção dos dados

A questão da segurança é um dos maiores desafios das organizações. Existem dados sigilosos que, se chegarem às mãos erradas, podem causar prejuízos incalculáveis.

Com a gestão adequada, há a garantia de que esses dados estarão protegidos e não serão perdidos ao longo do tempo.

Os sistemas realizam backup frequentes e, ainda, dispõem o conteúdo na nuvem. Ou seja: em caso de roubos ou violações nos equipamentos da empresa, as informações continuarão seguras.

A sua empresa precisa realizar a gestão de dados?

O primeiro indício de que a sua empresa precisa rever a forma como gerencia as informações diz respeito ao erro humano. Nesse caso, os profissionais justificam a falta de uso de dados às falhas de manuseio ou digitação. Como eles não confiam naquilo que aparece em planilhas manuais, optam por ignorá-las.

A falta de integração é outro sinal. Imagine que você precisa conferir diversas tabelas e sistemas para, assim, obter a informação desejada. Além de cansativo, esse processo é cabível de erros.

Há, ainda, outro detalhe importante a ser levado em conta: a capacidade de armazenamento. As empresas que optam por utilizar soluções On Premise precisam de uma grande infraestrutura para comportar todas as informações.

Com a gestão de dados na nuvem, isso deixa de ser uma preocupação. Afinal, caso seja necessário aumentar a capacidade, isso é feito automaticamente junto à empresa contratada. Sem a necessidade de novos equipamentos, tecnologias e profissionais para administrá-los.

Mas afinal, como implementar a gestão de dados na sua organização? Entenda.

Passo a passo para fazer o gerenciamento de dados

1 – Escolha os responsáveis

Para uma boa gestão de dados, é preciso escolher os responsáveis pelo projeto como um todo. Eles deverão garantir que o sistema disponibilizará as informações essenciais para o negócio. Bem como ficarão encarregados por melhorias e treinamentos dos demais usuários.

2 – Crie uma estratégia

É preciso avaliar a situação atual da empresa para, assim, criar uma estratégia de gestão de dados à longo prazo. Nessa etapa, é importante que os setores trabalhem de forma integrada. Afinal, as decisões afetarão o negócio por muito tempo, devendo assim evitar retrabalhos.

3 – Utilize os dados a seu favor

Com a ferramenta pronta para uso, é hora de desenvolver uma cultura interna de uso das informações. Ou seja: de criar a gestão de dados propriamente dita. Para isso, é importante treinar cada setor, a fim de garantir que os dados serão corretamente registrados e aplicados para fins estratégicos.

Lembre-se que, para uma boa gestão de dados, é essencial implementar ferramentas eficientes na sua empresa. Procure sistemas que sejam fáceis de mexer, integrem as informações e, principalmente, sejam flexíveis e seguros.

Quer saber qual é a sua maturidade de dados? Então, faça o seu teste aqui e saiba qual é seu arquétipo.