Você conhece bem os benefícios da adoção de uma ferramenta de Business Intelligence (BI) como o Qlik na sua empresa. Otimização de métricas e indicadores, acompanhamento à experiência do cliente, ter mais competitividade e geração de insights disruptivos para novos negócios, entre tantas outras vantagens.
De acordo com o Gartner as empresas cada vez mais escolherão o BI para impulsionar sua competitividade e diferenciar-se dos concorrentes. Pesquisa feita por essa consultoria apurou que o faturamento do setor de BI e Analytics deve ultrapassar US$ 20 bilhões em 2020.
Mas pensar a implantação de uma ferramenta desse tipo leva a questionamentos importantes: Quais serão os custos do projeto? O que essa iniciativa envolve?
Se responder essas perguntas importantes é o que está faltando para você dar a largada para a adoção de uma ferramenta de BI como o Qlik, veja nesse texto como fazer a gestão de custos de projetos de inteligência de negócios.
A importância do gerenciamento de custos em projetos de BI
Realizar o gerenciamento de custos é importante para apontar o investimento adequado à adoção de uma ferramenta de BI. Ele é muito importante na organização do orçamento, já que mostra o investimento apropriado.
Matematicamente ele não é difícil de calcular, mas na prática os custos de um projeto estão sujeitos a diversas variáveis que podem tornar as contas um pouco mais complexas.
Os benefícios da gestão de custos de projetos
Saber exatamente os valores que precisarão ser investidos na adoção de um software de BI vai minimizar surpresas desagradáveis - até porque é difícil justificar o pedido de mais verba para o setor financeiro.
Além da previsão orçamentária é possível destacar outras vantagens. Confira abaixo:
- Valoriza o investimento: As informações são baseadas em certezas, não ‘achismos’. Fica mais fácil decidir pela adoção da ferramenta de BI, valorizando o investimento;
- Auxilia no planejamento: Como o investimento está estabelecido, a responsabilidade de planejar a adoção fica mais fácil, já que você saberá exatamente quais serão as próximas ações;
- Otimiza o cálculo do ROI: Como você saberá exatamente os custos do projeto ficará mais fácil calcular o ROI (Return of Investment) da ferramenta. E antes mesmo da sua adoção;
- Ajuda na aprovação do projeto: Se você ainda tem dificuldades de aprovar a adoção de um BI como o Qlik, ter uma previsão concreta de todos os gastos será de grande ajuda para aprovar essa iniciativa.
Como estimar o custo da implantação de um BI
Total Cost of Ownership ou Custo Total de Propriedade (TCO). Essas são as palavras mais importantes que poderão te ajudar a pensar no gerenciamento de custos em projetos.
Em uma pesquisa realizada pelo site CIO, realizada com 225 gerentes de tecnologia, apurou-se que 41% dos entrevistados usam o TCO para justificar a decisão da realização de um novo projeto de tecnologia.
O TCO é uma projeção que analisa todos os custos, sejam eles diretos ou indiretos que se relacionam aos investimentos na ‘propriedade’ de uma ferramenta. E o mais importante: ele não avalia apenas a compra, também todos os aspectos no uso adicional e na manutenção do sistema.
Em relação ao BI, sabemos que esse é um campo vasto - e muitas vezes você nem sabe por onde começar.
Mas não se preocupe, nós o ajudaremos com isso. O primeiro passo é entender que o TCO de um projeto de BI como o Qlik pode ser composto pelo licenciamento do software, a infraestrutura necessária (servidor) e também os investimentos com consultoria e treinamento.
Como cada uma dessas fases pode impactar o tempo e o custo do projeto? Veja:
1- Licenciamento
Cada ferramenta de BI possui características específicas de contratação. Enquanto algumas cobram por usuário outras recebem por servidor, independentemente do número da quantidade de licenças. Há ferramentas que a compra é perpétua, outras subscrição e outras que funcionam como SaaS (Software as a Service) na nuvem.
Qual o melhor modelo? Será necessário analisar a sua infraestrutura de TI.
2- Infraestrutura de hardware
É preciso pensar na infraestrutura de hardware, no servidor e banco de dados em que as informações ficarão contidas. Como será a comunicação com o sistema de BI? Quais os requisitos necessários para realizar a integração e carga dos dados? Será on premise, nuvem pública ou nuvem privada?
Se sua infraestrutura atual não for compatível com o BI será necessário fazer investimentos que poderão ser altos. E a aquisição de novos equipamentos poderá atrasar o calendário de implantação.
3- Consultoria
Dependendo do porte do projeto e da necessidade da sua empresa será necessário contar com uma consultoria de BI especializada para ajudar na criação, desenvolvimento, configuração e personalização dos painéis. Esse apoio é fundamental na parametrização e atualização das visões e cenários.
Mas também será sinônimo de um custo extra, o que encarecerá o projeto. Inclusive de deslocamento, hospedagem e alimentação do time envolvido. Uma saída pode ser a escolha de uma ferramenta “user friendly ”que ofereça todos os tipos de personalizações - mas sem a necessidade contratação recorrente de uma empresa especialista, cortando custos. É um diferencial a ser levado em conta.
Como? Usando um ambiente de treinamento que seja capaz de proporcionar experiências,conhecimentos e metodologias para estruturar de forma efetiva a gestão estratégica e tática dos projetos de BI.
Ao optar por esse modelo sua empresa poderá capacitar o time de TI interno, usuários de negócios e não precisa depender exclusivamente de consultorias.
4- Treinamento
Você também precisará pensar que os colaboradores precisarão aprender a manusear a ferramenta escolhida. Ou seja: capacitações técnicas e conceituais serão fundamentais.
É a melhor maneira para extrair informações precisas e consistentes para a tomada de decisão, além de estruturar dashboards alinhados com o objetivo do negócio.
5- Suporte técnico
Uma empresa que deixa claro quais são as regras para o atendimento ao cliente está comprometida em oferecer um bom serviço e resolver os problemas. Por isso, vale a pena avaliar qual serviço de suporte técnico é oferecido para garantir o melhor resultado para a sua organização.
Antes da contratação, certifique-se de que o fornecedor tenha atendimento local, fácil acesso, em língua nativa e oferece suporte para implementação e consultoria durante o período de adaptação da equipe. Pode ser um custo a mais, mas que será recompensado ao extrair o máximo proveito do Business Intelligence.
Agora que você já tem ‘o caminho das pedras’ para determinar os custos de um projeto que tal conhecer quais são as principais fases de implementação de um projeto de BI? E continue lendo o blog da IN para ter mais acesso a conteúdos de gestão.
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