Nas atividades de uma Controladoria, o Business Intelligence (BI) tem a função básica de fornecer dados e informações de modo a alimentar tomadas de decisão bem fundamentadas e orientadas a resultados. Dessa forma, o BI exerce um papel fundamental entre as ferramentas de Tecnologia da Informação, por proporcionar bases de análise sólidas e confiáveis.
O controle e gestão de uma organização vai além do planejamento e execução de projetos. Ele abrange uma metodologia de administração, no qual o poder da análise oferece uma projeção assertiva dos resultados e garante que as metas e objetivos da diretoria, sócios e investidores sejam atingidas de maneira sólida e dentro do prazo determinado. Isso faz do Business Intelligence solução para criação de ambiente de análises, algo imprescindível para que se torne possível o alcance dos interesses empresariais como um todo. Abaixo, nos estendemos sobre três aplicações do BI na Controladoria para melhor compreensão da sua importância em todo o processo organizacional e do controle de gestão.
Business Intelligence como fornecedor de ampla visão sobre o negócio
O conceito de Business Intelligence abrange os seguintes âmbitos da produção de informações para tomada estratégica de decisões institucional:
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Mineração e coleta de dados
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Armazenamento de dados
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Análise e modelagem de dados
Isso significa que todo o processo de levantamento dos dados, armazenamento, segurança de acesso e tratamento dos dados para a composição de informações claras e direcionadas para a tomada de decisões é feita pelo Business Intellingence.
A tomada estratégica de decisões precisa de base sólida e confiável para que seja possível uma análise responsável e que resulte em estratégias assertivas para o alcance dos resultados desejados.
As atividades de uma organização têm uma variedade de naturezas inerentes a cada uma delas. A obtenção de dados fragmentados para cada uma dessas atividades representa riscos ao resultado final, gerando informações não compatíveis entre si, o que impossibilitaria a precisão de estratégias e decisões tomadas a partir delas. A forma de se tomar dados com a solidez e unidade necessárias é, de fato, através de técnicas do Business Intelligence.
Existe ainda o aspecto dos dados retrospectivos, não mais utilizados para a produção, mas com enorme relevância para a análise histórica da evolução e comportamento. A visão das atividades empresariais só está completa a partir da disponibilidade de dados que possam ser avaliados retrospectivamente, construindo perspectivas diversas e detalhadas sobre o histórico e evolução da companhia ao longo do tempo.
A segmentação dos dados é também uma característica importante do Business Intelligence, por permitir análise de aspectos específicos do negócio, em face ao cenário geral de informações. Assim, se torna possível análise a nível macro ou micro da performance da empresa, proporcionando ganho em avaliação estratégica e tomadas de decisões mais precisas e adequadas às necessidades de cada momento.
Sustentação das decisões e de estratégias tomadas pela Controladoria
Uma das aplicações de soluções de BI mais importantes para a controladoria é a de sustentação e embasamento para tomada de decisões, assim como a demonstração de necessidades e demandas para as estratégias planejadas a partir das informações fornecidas pela ferramenta de BI.
As consequências benéficas da adoção do Business Intelligence pela Controladoria são verificadas em curto/ médio prazo, e podem ser descritas tais como:
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Mais visibilidade das operações da companhia
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Menor intervalo entre os períodos de análise de dados
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Refino dos dados analisados
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Flexibilidade e praticidade das informações disponibilizadas
Esses benefícios da implementação do Business Intelligence se estendem aos relatórios construídos a partir das informações fornecidas pelas ferramentas utilizadas. Existe um fator da Controladoria que se assemelha a processos de vendas, pois passa pela capacidade de persuasão diante de conselhos e diretoria, para garantir aprovação de planos e estratégias desenvolvidos para se atingir determinados objetivos.
A questão é que, quando se está munido de informações detalhadas e precisas, a argumentação se torna muito mais sólida, tornando o trabalho da Controladoria mais atraente e importante diante dos olhos dos stakeholders.
Possibilitar a adoção de práticas e técnicas para a evolução do negócio
Existem algumas atividades focadas no desenvolvimento de organizações que só se tornam possíveis diante do trabalho do Business Intelligence. A Controladoria toma a frente dos projetos com vistas na implementação dessas atividades, que podem ditar o sucesso da empresa diante do mercado e de seus concorrentes.
Alguns exemplos dessas práticas são muito conhecidas do mundo corporativo, mas o processo de adoção delas não é nada simples sem a base de conhecimento fornecido pelo BI.
Por exemplo, sistemas de precificação de produtos e serviços, conhecidos no meio pelo nome de Pricing, só são possíveis se munidos de ricas informações sobre a evolução e variação das práticas anteriores e atuais, pois sua meta seria resultar em configurações de preços ao mesmo tempo competitivos e lucrativos para a companhia.
A estratégia de gestão de custos chamada Target Costing (ou Custo Meta) é outra que depende do Business Intelligence para sua efetividade na construção de margens de lucro interessantes para o negócio. É uma teia muito complexa de cálculos e medições para se atingir uma estratégia de Target Costing que possa equilibrar os custos de projeto, produção e preço de venda de forma satisfatória. Trabalhar com informação específica e bem modelada só tem a acrescentar ao seu negócio e ajudar a desenvolvê-lo de forma eficiente e construtiva.
Outros processos já existentes que podem ser otimizados com as informações fornecidas pelas ferramentas de Business Intelligence são o controle de atividades da contabilidade, acompanhamento de indicadores de vendas e satisfação dos consumidores, eficiência do atendimento ao público e muito mais. A Controladoria sem dúvidas poderá se beneficiar da acuidade e precisão das informações obtidas através do Business Intelligence, asumindo o seu papel estratégico para a companhia a atingir suas metas e avançar diante da concorrência.
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