Que bom. Você conseguiu mostrar valor para a diretoria da sua organização na implementação de uma solução de BI (Business Intelligence). Enfim a solução foi adquirida e todos estão ávidos aguardando os resultados do analytics para criação de relatórios financeiros. Logo nas primeiras reuniões, os demais gestores e a diretoria esperavam receber informações já tratadas pela ferramenta de BI para finanças que foi adquirida.
Você no entanto, com um “sorriso amarelo”, ainda não tinha nada pra mostrar, porque sua equipe ainda não tem certeza de como a ferramenta analítica de finanças vai ser útil e como utilizá-la melhor no dia a dia. Saiba que isso não é incomum e, muitas vezes, as empresas adquirem softwares que demoram para ser utilizados efetivamente por falta de conhecimento.
Por isso nós da IN trouxemos aqui visões que podem ser implementadas que são capazes de ajudar você e seu time a sorrir sem medo, por meio da criação de relatórios automatizados que toda equipe financeira vai gostar. E as outras também!
# Como uma ferramenta analítica de finanças deve funcionar
Uma ferramenta de BI vai ajudar você na criação de relatórios e dashboards interativos e personalizados. Como ela faz isso? Ela deve dispor de conectores que permitam o acesso a dados das diversas fontes que você utiliza no seu negócio. Um analytics moderno precisa de associações dinâmicas para explorar todas essas informações e entender como esses dados se relacionam, aproveitando todo seu potencial de análise e predição. Tudo isso é disponibilizado para você durante o processo de implementação da ferramenta.
Mas quando chega a hora de montar as visões para sua organização, podem aparecer dúvidas, porque uma ferramenta bem completa tem muitos recursos, então muitos se perguntam “por onde começar?”.
Para simplificar, e para você e seu time criarem intimidade com a solução, vamos começar pelo básico!
#1 Para o dia a dia: fluxo de caixa e demonstrativo de resultado do exercício
Esses dois relatórios são questão de sobrevivência da sua empresa. O fluxo de caixa é essencial para manter as contas em dia, certo? Ele ajuda a tomar decisões financeiras relativas ao contas a pagar, negociação de prazos, entre outras coisas. E com uma ferramenta de BI para finanças é possível elaborar essa visão facilmente.
A demonstração do resultado do exercício (DRE) é contábil e serve para evidenciar o resultado líquido da sua organização em um exercício. Isso porque ele confronta receitas, custos e despesas, apuradas segundo o regime de competência em questão. Essa síntese financeira dos resultados operacionais e não operacionais da empresa ajuda a entender o comportamento financeiro da sua empresa ao longo do ano.
Nesse cenário, a ferramenta vai trazer todos os lançamentos de entradas e saídas financeiras da organização e gerar automaticamente a visão do fluxo de caixa do período que você desejar, diretamente do seu ERP (sistema de gestão). E para o DRE, informações do orçamento, CRM (Customer Relationship Manager), entre outras, devem fazer parte da visão.
Você melhora o ciclo de conversão de caixa, com informações integradas e atualizadas. Além disso, pode colocar fim na dependência do relatório de final do mês.
#2 Para o planejamento estratégico
Planejamento estratégico é um processo que toda empresa deveria realizar. É nesse momento que os gestores do negócio se reúnem para avaliar o que aconteceu com a empresa até aquele ponto, onde querem chegar e o que devem fazer para que isso aconteça.
Certamente uma solução de analytics para criação de relatórios financeiros é fundamental para trazer dados da realidade financeira da empresa e permitir que se faça projeções.
Peter Drucker já dizia que “Planejamento de longo prazo não lida com decisões futuras, mas com o futuro de decisões presentes.”.
Você pode implementar planejamento com Balanced Scoredcard (BSC), por exemplo, e trabalhar nas perspectivas de Clientes, Financeira, Processos e Aprendizado. Basta trabalhar com os dados mais relevantes para traçar ações para conquistar mais clientes, aumentar os lucros ou a sua eficiência operacional, entre outros.
Que tal contar com a análise SWOT (Strenghts, Weakness, Opportunities and Threats) no seu planejamento estratégico? Essa matriz, que levanta forças, fraquezas, oportunidades e ameaças da sua organização, pode ser elaborada com base nos dados que seu BI vai fornecer.
#3 Para novos projetos e ofertas
Estão pensando em investir em um novo produto, ou abrir uma nova filial? Ou têm dúvidas se o preço de venda de determinado serviço está adequado aos custos de execução? Então um estudo de viabilidade econômica e formação de preços é essencial. Aqui você vai projetar o comportamento financeiro desse projeto, produto ou serviço e obter dados relevantes sobre seu potencial de retorno.
Uma ferramenta de BI para finanças vai otimizar a análise preditiva para aumentar sua receita, ao consolidar dados a partir de várias fontes para ter um melhor planejamento e orçamento. Com dados de fontes diferentes, mas que se conversam no analytics, você pode mudar seu foco para decisões comerciais mais lucrativas.
Você pode trazer os custos previstos no caso de um novo projeto proposto, assim como as vendas previstas, e criar uma linha do tempo para identificar o break even (ponto de equilíbrio), e assim decidir se a organização está apta para esse investimento.
Ou avaliar todos os custos e encargos (matéria-prima e mão de obra) envolvidos na produção e venda de determinado produto, para comparar com os valores obtidos com ele em faturamento. E assim identificar ajustes necessários para aumentar a lucratividade da sua empresa.
Perceba que uma solução de analytics para criação de relatórios financeiros acelera as organizações com dados mais direcionados e em tempo real. Com isso, oferece a possibilidade de descobrir e aproveitar novas visões. Implemente as análises essenciais para sua empresa, com a criação de relatórios automatizados que toda equipe financeira vai gostar e aproveite os resultados!
E por falar em resultados, queremos convidar você para conhecer negócios que usam uma ferramenta de BI e já obtiveram ganhos! Inspire-se neles!
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