Relatórios são uma ferramenta essencial para tomar decisões. Eles fornecem ao gestor as informações de que ele precisa para entender um determinado problema e definir o melhor caminho para a empresa.

Mas o que fazer quando a própria elaboração do relatório se torna um problema? Ou quando o tempo e os recursos gastos alocados na consolidação e análise de dados se tornam insustentáveis?

Em regra, uma organização de grande porte é formada por diversas equipes, áreas, unidades de negócio e, em muitos casos, filiais e subsidiárias. A operação integrada de todas essas partes depende do funcionamento de uma série de sistemas, cada um com suas finalidades, características e complexidades próprias. Sistemas que geram, todos os dias, uma imensa quantidade de dados. Dados que precisarão ser consolidados e analisados para permitir aos gestores saber o que realmente está acontecendo na organização, e tomar as decisões necessárias em cada caso.

Tomemos como exemplo o fluxo de caixa. Cabe a cada unidade manter o controle das suas entradas e saídas, realizando esses registros em softwares específicos ou planilhas de uso geral. Na hora de fechar o fluxo de caixa da empresa, o esforço para consolidar diferentes sistemas e controles muitas vezes coloca sob pressão a área de TI, que corre contra o tempo para dar conta de oferecer aos seus clientes internos - como a área financeira - dados confiáveis e atualizados para análise.

Muitos dos registros são coincidentes com dados de outras unidades, o que necessita um esforço praticamente manual de identificar qual informação deve entrar em que lugar. E não é só isso. A manutenção de controles paralelos por equipes e áreas diferentes, prática comum em muitas empresas, pode gerar uma série de inconsistências na consolidação dos dados.

Business Intelligence e a análise colaborativa

Em empresas que adotam as melhores soluções e práticas de business intelligence, o cenário costuma ser bem diferente. As soluções de BI constituem uma camada intermediária entre os vários sistemas e fontes de dados e as pessoas e equipes que dependem do acesso aos dados para fazer seu trabalho.

Nessas empresas, a área de TI pode se dedicar à sua missão essencial, que é a de gerenciar  a estrutura dos sistemas, sua manutenção e segurança, sem precisar ser acionada todas as vezes em que o gerente X precisa do relatório Y. Com o BI, a consolidação dos dados é feita de forma muito mais rápida e automatizada, evitando cenas infelizmente ainda comuns, como a de equipes inteiras varando a madrugada vasculhando planilhas à caça de determinada informação.

Nas rotinas de elaboração de relatórios também está um dos maiores benefícios das aplicações de BI: a oportunidade de fazer análises colaborativas. Ao invés de cada área ou unidade de negócio consolidar seus dados de maneira isolada, o BI se encarrega de consolidar todos os dados, independentemente da origem, e disponibilizá-los para análise em uma única interface. Com todos os envolvidos em uma análise ou decisão tendo acesso aos mesmos dados, a margem para decisões subjetivas é significativamente menor. Além disso, é possível criar com facilidade maneiras diferentes de apresentar os mesmos dados, escolhendo o melhor gráfico ou tabela para ilustrar argumentos e estimativas.

A colaboração na solução de problemas e tomada de decisões

As análises colaborativas, ao municiarem o gestor com informações mais completas, confiáveis e atualizadas, tem impacto direto na qualidade das decisões e na resolução de problemas.  As alternativas são analisadas com base em um conjunto de dados único, contemplando toda a empresa, e não mais apenas nesta ou naquela planilha, sob responsabilidade desta ou daquela área ou equipe.

No caso específico do financeiro, a agilidade no processamento dos relatórios de rotina e a maior autonomia em relação a TI também são fatores determinantes para que o gestor tome em tempo real decisões que, se adiadas por horas, dias ou semanas, podem resultar em prejuízos e riscos para a empresa. Além disso, a flexibilidade dos relatórios, que podem ser customizados de acordo com a necessidade, permite que sejam estudados apenas os dados úteis para determinada tomada de decisões.

Por fim, considerados todos os fatores envolvidos, o uso intensivo das melhores soluções e práticas de BI oferece oportunidades únicas para tornar a gestão da empresa mais ágil, assertiva e produtiva em todos os níveis, constituindo uma importante vantagem competitiva a médio e longo prazo. Se sua empresa ainda não começou a explorar essas oportunidades, a hora de começar é agora.

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