Quando se tem um processo de vendas bem definido e que seja executado perfeitamente pela equipe, a expectativa é que todo o caminho do seu prospect através do Pipeline seja fácil de prever, resultando em um Forecast satisfatoriamente assertivo. Porém, o que vai determinar se as projeções de vendas serão precisas ou não é a análise, observação e acompanhamento dos indicadores corretos através do Business Intelligence.
O processo de vendas possui etapas de naturezas distintas. Em todas as etapas, o BI pode fornecer as informações necessárias para a análise correta de cada situação e permitir ações mais rápidas e incisivas, em qualquer momento do Pipeline. Vamos primeiro entender estes conceitos para constatar a eficiência do Business Intelligence no suporte a todas as etapas do processo de vendas, do Pipeline ao Forecast.
Sales Pipeline e o cliente no processo de vendas
O fluxo que compreende toda a trajetória do cliente, desde a prospecção, pré-venda até o fechamento da venda, é chamado de Sales Pipeline. Como todos os clientes que entram como prospects vêm de alguma fonte, como indicações, mailing de eventos, cadastro no site e abordagens por telefone, nenhum prospect não qualificado ou leads que ainda não foram contactados podem fazer parte do Pipeline. Entretanto, todas as vendas em progresso e ainda não consolidadas estão no Sales Pipeline.
O Business Intelligence é aplicado basicamente no Gerenciamento do Pipeline (ou Pipeline Management). Este gerenciamento consiste, basicamente, no acompanhamento e gestão dos clientes que se encontram em diferentes etapas do Pipeline.
É preciso muito controle, agilidade e habilidade para se fazer um Gerenciamento de Pipeline de sucesso. É necessário prospectar, acompanhar o andamento da abordagem e fechar contratos simultaneamente, equilibrando as atividades em diversos níveis do processo de vendas.
Com as informações vindas do Business Intelligence é possível acompanhar bem de perto todos os prospects dentro do Sales Pipeline, com o máximo de precisão dos indicadores e dentro de curtos intervalos de tempo, compreendendo toda a negociação e todo o tipo de dados envolvendo as respectivas negociações.
Na verdade, o Sales Pipeline é um formato de gestão de vendas baseado em Business Intelligence. Este conceito representa um funil de vendas dividido em etapas, onde ao final de cada uma são avaliados KPIs (Key Performance Indicators) que ajudam a fazer o acompanhamento dos resultados de cada etapa.
O Balanceamento do Sales Pipeline consiste em conseguir o equilíbrio entre as atividades no início da prospecção, por exemplo, com os esforços direcionados para os clientes na etapa de fechamento de contratos. Conseguir atingir um bom nível de balanceamento ajuda a eliminar rupturas no processo de vendas e também evita que vários clientes parem o processo em determinada etapa, diminuindo a eficiência da equipe e deixando parte dela ociosa. Isso causa variações grandes no ritmo de vendas de uma empresa, o que não é nada positivo.
Sales Forecast – Estimando a duração do ciclo de vendas
Quando um prospect entra para a Pipeline de uma equipe de vendas, significa que ele agora é um cliente em potencial. Os próximos passos são: abordagem e apresentação de proposta, negociação e fechamento das vendas. A duração de um prospect dentro do Sales Pipeline pode ser estimada através do Forecast, que nada mais é do que uma projeção do tempo e dos esforços necessários para se converter cada um desses prospects em novos clientes.
A maior parte das empresas trabalha com o esquema 30-60-90 de Forecast. Isso significa que os prospects podem passar um, dois ou três meses no Pipeline até a finalização do processo de vendas.
Para compor o Forecast, é necessário se nutrir de informações fornecidas pelo Business Intelligence, ou correr o risco de errar nas projeções por falta de conhecimento do cliente e do mercado. Errar no Forecast pode significar não possuir a receita no momento em que se esperava, e os óbvios problemas decorrentes disso. Pode resultar até mesmo na perda completa do cliente prospectado, por não saber o que ofertar em momento crucial, ou por não estar totalmente a par de detalhes da negociação.
Contar com o BI é fundamental para se chegar a um Forecast preciso e que seja confirmado pelos resultados. Se antecipar à estratégias é estar um passo adiante, e para isso é preciso projetar Forecasts com a menor margem de erros possível.
Sales Pipeline e Forecast: Artes da projeção e do controle do processo de vendas
Conhecendo o papel do Business Intelligence e sabendo que a modalidade de gestão de vendas conhecida como Sales Pipeline é baseada em BI, não há outra conclusão senão o papel evidente dessas técnicas de coleta, modelagem e apresentação de dados no bom andamento da teoria e na sua efetividade.
No caso do Forecast, é imprescindível ter acesso as informações para construir projeções que se confirmem no prazo indicado, garantindo a saúde financeira e resultados positivos para a equipe de vendas.
Tenha em mente que, tipicamente, o Forecast é praticado para prazos curtos, de até 30 dias. Mas como várias companhias adotam o modelo 30-60-90, é necessário acertar em projeções ainda mais longas, e por isso mesmo com mais chances de não se confirmarem. A única forma de se alcançar maior assertividade, até mesmo em Forecasts praticados por algumas empresas que miram no médio/ longo prazo (como no modelo 90-120-180), é se utilizar das informações de Business Intelligence para basear todos os pensamentos em torno dessa atividade.
Quer saber ainda mais sobre Sales Pipelines, Forecasts e Business Intelligence? Volte sempre ao blog da Inteligência de Negócios. E se ainda houver alguma dúvida a respeito dos benefícios do BI para Pipelines e Forecasts, deixe sua pergunta ou sua opinião no campo de comentários abaixo. Boas vendas!
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