As finanças são uma dor de cabeça para muitas organizações, especialmente quando chega a época de lidar com impostos. Dá muito trabalho manter e organizar recibos, ordens de pagamento e comprovantes de todo tipo. Mas manter as finanças organizadas é indispensável para realizar o planejamento financeiro e, se a sua empresa não faz planos para pelo menos os próximos cinco anos, ela provavelmente vai ficar bem atrás da concorrência.
Saiba como fazer para organizar as finanças de cada unidade da sua empresa e assim alcançar o melhor resultado possível.
Mantenha baixo os custos fixos
Aluguéis, fotocópias, cafezinho, conta de luz, impressões, motoboys, telefone... Os custos para manter a empresa funcionando se acumulam rapidamente. Uma empresa saudável pensa várias vezes antes de acrescentar um custo fixo, sempre multiplicando uma despesa por 12 para ver seu impacto ao final do ano. O efeito é ainda maior em organizações que têm várias unidades, lojas e endereços.
Cortar custos tem uma grande vantagem em relação a investimentos. Para um investimento se pagar, é preciso tempo, além do óbvio desembolso de dinheiro. Já qualquer corte de custos é aproveitado em 100% no "bottom line" das finanças.
Fique de olho no calendário
O planejamento financeiro envolve também administração do tempo. A empresa que deixa clientes atrasarem pagamentos funciona, na prática, como um banco sem juros, perdendo dinheiro. Na outra ponta, a organização saudável prioriza o pagamento de dívidas, escolhe os juros menores, parcela e negocia a saída de dinheiro.
Pratique organização consistentemente
Uma das definições de administração é "não deixar problemas acumularem". Todos os funcionários devem ser instruídos a organizarem e arquivarem suas comunicações ao menos uma vez por semana (por exemplo, na meia hora final do expediente de sexta-feira).
A organização constante de elementos não relacionados a finanças – e-mails, comunicações, processos, arquivos – torna o trabalho de todo mundo mais fácil e eficiente, o que contribui também para a saúde financeira da empresa.
Visualize informações com clareza
Muitas organizações têm várias unidades – lojas, filiais, sucursais, departamentos – e necessariamente algumas delas terão desempenho melhor que as outras. Todo fim de mês é aquela correria para conseguir planejar as ações financeiras de cada unidade para o mês seguinte. As contas não batem, umas unidades têm gastos maiores, outras precisam de reforma ou outro tipo de recurso financeiro pontual. Com quanto tempo de antecedência e com quantas chances de acerto consigo prever o fluxo de caixa da empresa? Qual a melhor maneira de fazer isso?
A solução está em integrar os números. Fazer análises separadas de cada unidade e tentar fazer previsões e tomar decisões baseadas nelas é um processo muito complicado. A chave é estruturar uma maneira de coletar todas estas informações em um só dashboard (painel). Assim, todo dado destoante pode ser analisado de forma independente, mas com foco na visão geral. Da forma contrária (foco nos pontos fora da curva) perde-se a capacidade de planejamento estratégico, pois as decisões são focadas nas exceções e não nas regras.
Uma forma de visualizar os dados das diferentes unidades com clareza e alcançar uma visão estratégia do seu negócio é utilizando uma plataforma de BI como o Qlik View ou Qlik Sense. Você quer saber mais sobre eles? Converse com a gente!
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