Como decretar o fim das planilhas eletrônicas na área financeira

Uma queixa bastante comum dos gestores financeiros está ligada à demora para gerar ou conseguir relatórios de métricas para a organização. A preocupação vai desde a certeza da exatidão dos números até a sensação (que lamentamos dizer, não é só sensação) de que o tempo investido para isso, poderia ser direcionado para análises e ações mais estratégicas.

Você já recebeu uma planilha do financeiro com os números de vendas do mês, e uma outra com os números do comercial, mas as informações não batiam? E quando isso acontece em uma reunião de resultados, onde uma área tem uma informação, e outra apresenta algo diferente, para o mesmo indicador!

Nós sabemos que isso não acontece de forma deliberada. E apesar de muitas vezes situações como estas gerarem, inclusive, rusgas entre áreas e profissionais, o problema está mais para uma necessidade de mudança de cultura organizacional.

É isso mesmo, a cultura das planilhas está enraizada nas empresas. Então, como fazer para decretar o fim das planilhas na área financeira?

Mudança de cultura organizacional: fim das planilhas eletrônicas

Você já se perguntou até que ponto vale a pena optar por planilhas eletrônicas? Veja que não estamos dizendo que lançar mão de planilhas está totalmente proibido. O que acontece é que existem momentos em que a decisão de parar de usá-las precisa ser tomada, e o fim das planilhas é inevitável.

O crescimento da empresa e o consequente aumento no volume de informações que ela transaciona é um dos indicadores. A necessidade de análises mais seguras e rápidas também.
Por isso, sempre que sua organização, bater a tentação de criar uma planilha para manipular dados – sim, isso está na cultura das organizações – lembre-se de que:

• Planilhas muito grandes, principalmente que tratam de números, utilizam muitas fórmulas e relacionam informações de diversas fontes. Erros de fórmula podem passar despercebidos e induzir decisões equivocadas.
• Com tantas informações, as planilhas são muito robustas, por isso apresentam lentidão para acesso e até travamento na sua utilização. Quem nunca buscou desesperadamente uma versão anterior da planilha que travou!?
• Quanto mais informações contidas em uma planilha, maiores as chance de erro, com as inclusões manuais de dados e manipulações constantes que favorecem erros de digitação e de fórmulas também.
• Se mais de um usuário acessa a mesma planilha, então as chances de comprometer as informações aumentam ainda mais. Os dados podem ser alterados ou excluídos sem controle. 
• E o dilema das versões? Sabe aquela história de não saber se está atualizada ou não, se a planilha enviada é a última versão ou não, e assim por diante. Você ou alguém do seu time já precisou colocar versões diferentes da mesma planilha lado a lado para fazer conferências?

Como promover o fim das planilhas na área financeira?

Tudo bem, nós sabemos que pensar em deixar as planilhas gera uma certa aflição. Afinal, você vai substituí-las por que outra ferramenta?

Como resposta a essa pergunta, trazemos o BI (Business Intelligence). Isso mesmo, uma boa ferramenta de BI, fácil de implementar e integrar, vai fazer com que os dados de sua empresa, independentemente de sua origem, se conversem. E você poderá manipular as visões necessárias, sem medo.

Quanto tempo seu time gasta para atualizar e liberar a planilha de DRE (Demonstrativo de Resultados) da sua organização? E de fluxo de caixa? E se dissermos a você que ao implementar um BI de um fornecedor especializado, você poderá obter essas visões na velocidade de um clique?

Basta que a solução de análise de dados – o BI – seja configurado para atualizar seu dados no tempo que você deseja. Para vendas, por exemplo, você pode programar atualizações a cada uma hora, caso suas vendas sejam frequentes, ou a cada três dias, caso seu ciclo seja mais longo. Assim, quando você acessar ao painel que mostra esses dados, com dashboards que você definiu como importantes, você encontrará automaticamente o retrato fidedigno dos números da empresa.

Veja outras vantagens de um BI frente às suas planilha eletrônicas:

• Interface simples com visões interativas e flexíveis;
• Adaptação aos parâmetros e características do seu negócio;
• Visão completa das informações mais relevantes para tomar decisões mais assertivas;
• Compartilhamento de múltiplas visões, com possibilidade de retorno à análise original em qualquer momento;
• Mais agilidade e segurança na geração de relatórios;
• Capacidade de escala – sem preocupação com o volume de dados da sua empresa;
• Liberdade para desenvolver no seu time a habilidade de análise e não de input ou digitação de dados.

Curiosidade

Em 2001 a companhia de energia americana Enron abriu concordata, após inúmeras investigações que constataram manipulação das informações. Sobre isso, Felienne Hermans, da Universidade de Tecnologia de Delft, Holanda disse que estava ali uma oportunidade única para olhar dentro de uma grande organização e perceber como é difundida a prática de uso de planilhas. Felienne analisou 15.770 planilhas onde encontrou 755 arquivos com mais de uma centena de erros.

Você pode até estar pensando que as planilhas já ajudam tanto, então, por que mudar? Concordamos que as auxiliam em diversas situações, mas o que precisamos ter em mente é: até que ponto elas são a solução e quando passam a ser um problema. Você quer direcionar tempo para análises e ações mais estratégicas, certo? Então é hora de mudar!