Quando falamos sobre as Key Performance Indicators (KPI), mencionamos que “cada área de atividade possui seus indicadores de performance específicos”, pois cada setor de atuação possui particularidades e nuances distintas a serem consideradas.
Dentro de uma mesma organização, equipes e áreas diferentes precisam elencar quais são as informações-chave para o planejamento e tomada de decisões estratégicas, além de quais os indicadores de desempenho que precisam acompanhar.
Definindo o KPI estrategicamente
Em primeiro lugar, é necessário ter noção do que é mais importante para o sucesso do seu setor. A principal dificuldade com relação à falta de KPI bem definido é na hora de demonstrar os resultados ou o andamento de projetos. A diretoria e a controladoria sabem bem o que procurar e o que avaliar, e é aí que você precisa manter seu foco.
A relevância dos dados deve ir de encontro aos objetivos da companhia e, principalmente, às metas a serem alcançadas pela sua equipe. Um bom KPI não é apenas um número, ele deve possuir sentido e importância para o seu negócio e deve revelar um aspecto notável de um cenário a ser analisado. É bom observar que um KPI não é uma meta, é um indicador.
Dicas para definição de KPI
Antes de mais nada, é preciso observar as métricas disponíveis. Certamente são muitas, mas você deve avaliar o quão importante cada uma dessas métricas é para indicar o sucesso — ou as falhas — de uma atividade.
Utilize ajuda especializada quando necessário. Uma alternativa para definir bons indicadores chave é o site KPI Library, que possui uma ferramenta específica para descoberta de KPI baseada em interesses e aspectos da indústria. Nele, também é possível acompanhar um benchmarking dos seus indicadores diante do mercado.
Faça uma lista dos indicadores que considera de grande importância. Elimine aqueles que são importantes “mas nem tanto”, ou que a diretoria não daria muita atenção em uma apresentação de resultados. Procure conversar com os profissionais mais experientes buscando entender os motivos pelos quais os bons e os maus resultados acontecem. Isso dará a você bastante embasamento para escolher indicadores adequados para o seu objetivo.
Pense que você vai apresentar relatórios sobre este KPI em breve. Como formatar essa informação de forma visualmente impactante? Considere como serão os gráficos e os métodos que usará para demonstrar e interpretar os dados.
Faça o cruzamento de informações. Observe que mudanças sutis podem representar grandes variações quando se altera o eixo da análise; há formatos de visualização de dados que favorecem ou prejudicam a percepção dos indicadores.
KPI e BI trabalhando juntos
KPIs de alta complexidade podem ser perfeitamente projetados sem a existência de uma solução de Business Intelligence. Porém, na hora de coletar, compilar, tratar e modelar estes dados transformando-os em informação visual e de fácil absorção, apenas com uma boa plataforma de BI você viabiliza este acompanhamento.
Essas siglas não foram feitas uma para a outra, mas quando estão juntas, aumentam e muito seus desempenhos e potenciais.
E você, já definiu os KPIs a serem monitorados pelo seu departamento? Siga nossas dicas e mexa-se!
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