O controle financeiro já não é mais uma obrigação apenas da contabilidade. Informações como tempo de permanência do cliente, inadimplência, variação de receita e participação em promoções são fundamentais também para a operação da comunicação corporativa e ações de marketing. É preciso que os dados certos estejam disponíveis às equipes de atendimento, marketing e vendas para evitar erros no planejamento na  gestão de custos.

 A ferramenta de Business Intelligence (BI) permite que a transmissão e atualização destes números sejam feitas sem erros, melhorando o desempenho geral da empresa. Veja abaixo cinco importantes vantagens que o BI traz ao planejamento financeiro.

#1. Conseguir respostas rápidas em momentos críticos

As instituições de ensino, por exemplo, enfrentam a mesma situação todo início de ano: um grande número de novos alunos chega às escolas, mas, dificilmente, se sabe quem são eles. No caso de faculdades, pode ocorrer, depois do início das aulas, a entrada dos calouros em segunda chamada, o que acaba complicando ainda mais esse processo. Ao utilizar uma solução de Business Intelligence, a administração consegue acesso rápido aos dados do aluno e pode visualizá-los com clareza para tomar as decisões mais acertadas. Fica mais simples e rápido verificar, por exemplo, se existe vaga para o aluno que quer se transferir para outro campus ou ainda identificar se os calouros já pagaram a taxa de matrícula. O planejamento financeiro fica mas assertivo e ágil.

#2. Redução do tempo gasto com inserção e manipulação de dados

A única forma de melhorar o desempenho de qualquer organização é aumentando a receita por empregado, e isso só pode ser feito com aumento de produtividade. Muitas organizações ainda estão agarradas à planilhas antigas, às vezes, incompatíveis entre si. No caso, das escolas, o aluno preenche um formulário à caneta, por exemplo, e depois um funcionário precisa digitá-los no sistema. As ferramentas de BI ajudam a equipe a passar menos tempo digitando dados e mais tempo agindo de acordo com as decisões.

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 #3. Alinhar as atividades à estratégia 

Toda organização incorre em custos de oportunidade quando seus departamentos se concentram em metas diferentes umas das outras ou não alinhadas com a estratégia geral. Uma faculdade pode estar empenhada na construção de um prédio novo para seu curso, quando já existe no campus um espaço vazio ou subutilizado que poderia usar. O departamento de marketing, por sua vez, talvez consiga atrair mais alunos para o próximo vestibular com uma atividade de extensão do que com mais uma campanha. Ao estabelecer métricas e indicadores de desempenho comuns, e usando o Business Intelligence para que essas metas ganhem visibilidade, a empresa ajuda os funcionários a alinharem as atividades aos objetivos.

 #4. Identificar áreas para cortes

Há uma diferença crucial entre aumentar receita e reduzir despesa: a receita nunca sai de graça, requer sempre algum investimento. Porém, corte de gastos contribui diretamente para o "bottom line" da empresa. O controle financeiro mais preciso, proporcionado pelo Business Intelligence, ajuda a identificar áreas para corte de custos – como o aluguel de salas muito grandes para poucos alunos; inventário farto de material de escritório; desperdícios na conta de luz ou água, e assim por diante.

 #5 Entender melhor seu público

O BI ajuda as organizações a descobrirem padrões no comportamento dos clientes, permitindo saber o que querem, quando e como. Ao aliar esse conhecimento ao controle financeiro é possível identificar rapidamente quem prefere pagar mensalidades adiantado para obter um desconto ou como está o desempenho de itens como cursos online adicionais, excursões e congressos. A informação ajuda a saber quem os clientes são, onde estão, e até como melhorar o relacionamento.

Deixe de lado os processos manuais na sua instituição de ensino e adote o BI para otimizar os processos e garantir mais assertividade na tomada de decisão estratégica.