O avanço da tecnologia nas plataformas, que suportam a área de Business Intelligence (BI), tem contribuído para que o uso dos dados nas organizações seja democratizado. Mas como provar para sua equipe que ter uma solução de BI é a melhor opção para gerir a área financeira de sua organização?
É preciso que o time entenda: quanto maior o volume de dados, maior o risco de ter informações espalhadas por várias planilhas de excel, o que pode acabar resultando em ineficiência e aumento de custos. Com isso, você terá argumentos suficientes e convincentes para engajar os colaboradores no passo a passo para implementar uma ferramenta de BI.
As ferramentas de BI hoje são mais visuais, capazes de resumir facilmente em gráficos e tabelas os dados mais complexos, sem precisar de especialistas. A usabilidade ganhou destaque.
Assim, como diz o conhecimento popular, uma imagem, realmente, pode valer mais que mil palavras. Desta forma, você consegue descobrir como convencer a equipe a implementar uma ferramenta de BI.
Passo a passo para implementar uma ferramenta de BI
É cada vez maior o espaço das ferramentas de BI dentro da realidade moderna das companhias, pois oferecem um modelo de trabalhar a coleta, análise e utilização de dados de forma estratégica. Ficou mais fácil entender como implementar uma ferramenta de BI. Tanto que, de acordo com projeção do Gartner, até o fim de 2020, o mercado mundial de ferramentas de business intelligence e analytics deve movimentar US$ 22,8 bilhões.
As soluções de BI ajudam as empresas a analisar melhor seus contextos e indicadores de negócio, bem como cenários e informações que demonstram como melhorar ou potencializar as decisões.
Organizações que conseguem traçar boas estratégias possuem as habilidades e os recursos necessários para transformar os dados em inteligência e ação. Para que todos se engajem na missão, é primordial envolver a equipe usuária da solução na fase inicial do projeto.
Por que isso é importante? Porque empoderamento e engajamento estão diretamente relacionados ao ROI (Retorno sobre Investimento). Estudo realizado pela consultoria de gestão de negócios Hay Group apontou que funcionários altamente engajados têm a capacidade para melhorar o desempenho dos negócios em até 30%. Além disso, funcionários totalmente comprometidos têm 2,5 vezes mais chances de ultrapassar as expectativas de desempenho do que seus colegas "descomprometidos".
Veja quatro passos para saber como implementar uma ferramenta de BI com sucesso:
#1 Envolva a gestão
Embora em princípio, o uso da ferramenta de BI seja exclusivo do departamento financeiro, convide os demais gestores para conhecerem o projeto e validarem os dados selecionados para análise. O controle financeiro tem impacto em todas as áreas. Por isso, quanto mais aliados você tiver nesse momento, melhor para o projeto. Importante: valide todas as decisões com a diretoria. O aval deles é essencial.
#2 Levante os objetivos
Questione cada gestor sobre as metas da área e como elas podem ajudar na meta organizacional. Nessa etapa, os dados extraídos da ferramenta de BI vão auxiliar na tomada de decisão. O levantamento nesse nível deve ser cauteloso e de caráter investigativo. Em seguida, é preciso entender que informações deverão ser extraídas, qual o melhor formato e a periodicidade para a melhor análise do cenário da empresa. Após ter tudo definido, o ideal é montar uma matriz com as necessidades do negócio.
#3 Mapeie a fonte de dados
Depois de definir os objetivos, é o momento em que você deve se preocupar com a fonte de dados em si. Então, após a análise de todas as fontes de dados existentes na empresa como banco de dados, planilhas, CRM, entre outros, dois caminhos podem ser seguidos:
- Confirmando a existência das fontes de dados, estruture como as informações serão extraídas do BI,
- Se não houver fontes de dados para o acompanhamento de determinado objetivo, a equipe pode tanto avaliar se tal informação será mesmo necessária, quanto optar pela criação de uma estrutura que possa coletar essas informações,
- Veja que não estamos falando de quantidade de dados, mas sim de qualidade. Por isso, nessa fase é preciso avaliar se os dados precisam ser refinados antes de irem para o BI.
#4 Disponibilize a solução aos usuários
A quinta e última fase trata da disponibilização, ou seja, da entrega da solução de Business Intelligence em si. É importante que aqui gestores e analistas que utilizarão a ferramenta sejam capacitados. Para que a plataforma tenha melhor aproveitamento em sua empresa, é importante estimular a equipe a utilizá-la. Quanto mais cabeças pensando, maiores as chances de identificar oportunidades para aumentar os ganhos e reduzir os custos.
Ao estruturar a plataforma de BI, as equipes se tornam mais capazes de agir frente aos dados e os executivos conseguem tomar decisões com visão mais ampla de informações e cenários. Além disso, a empresa estrutura e enriquece constantemente sua propriedade intelectual e seu arsenal de dados que podem ser cruzados para gerar constantemente relatórios, indicadores, insights e respostas. Após entender como estruturar seu BI, lembre-se de que a tarefa não acaba nunca, pois atualização constante é regra de uso de toda solução de Business Intelligence.
Cabe ainda destacar a importância de buscar um fornecedor que ofereça, além das soluções, confiança para saber aplicá-las corretamente. Entender como escolher o melhor fornecedor, que acompanhe as tendências, ajuda a empresa a crescer com o que há de melhor e mais atualizado no mercado. Descubra como podemos implementar a melhor solução de BI para sua empresa?
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